Thu mua/Mua hàng là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp nói chung, và cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất nói riêng. Phòng thu mua hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có lợi thế về chi phí & đảm bảo hoạt động liên tục.
Khi chỉ đến hoạt động này, 3 thuật ngữ Procurement – Purchasing – Sourcing thường dùng chồng chéo, thay thế lẫn nhau. Đặc biệt là Procurement (Thu mua) và Purchasing (Mua hàng).
Có thể hiểu nôm na
Procurement là toàn bộ hoạt động thu mua đầu vào, nhằm gia tăng giá trị của doanh nghiệp.
Purchasing nằm trong Procurement. Là các tác vụ cụ thể để đặt mua hàng, nhằm giảm chi phí & tối ưu hoạt động.
Sourcing là một bước của Procurement.
Procurement
Procurement là sự thu mua. Chỉ toàn bộ hoạt động thu thập hàng hóa & dịch vụ cho doanh nghiệp. Bao gồm:
- Nguyên vật liệu, dịch vụ để phục vụ sản xuất
- Trang thiết bị để phục vụ sản xuất
- Hàng hóa, dịch vụ để duy trì vận hành doanh nghiệp
Gồm các bước:
- Lập kế hoạch (Planning)
- Tìm nhà cung cấp (Sourcing)
- Chọn nhà cung cấp (Supplier selection)
- Thương lượng (Negotiation)
- Quản lý hợp đồng & đơn mua (Transaction & Contract management)
- Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp (Supplier Performance)
- Đánh giá độ bền vững của nhà cung cấp (Supplier Sustainability)
Purchasing
Purchasing là sự mua hàng. Là quá trình đặt mua hàng hóa & dịch vụ.
Gồm các bước:
- Nhận yêu cầu mua hàng
- Tạo & phân phối đơn mua hàng (PO)
- Nhận hàng hóa, dịch vụ
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa, dịch vụ (QC)
- Sắp xếp thanh toán cho nhà cung cấp (Vendor/Supplier)
Sourcing
Sourcing là bước đầu trong chuỗi hoạt động thu mua. Sourcing là tìm & đánh giá nhà cung cấp dựa trên tiêu chí mua hàng (từ bước Planning – Lập kế hoạch mua hàng).
- Chi phí, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng
- Khả năng hợp tác lâu dài & ổn định của nhà cung cấp
So sánh Procurement và Purchasing
| Procurement | Purchasing |
|---|---|
| Là toàn bộ các hoạt động thu thập hàng hóa & dịch vụ | Là các tác vụ cụ thể đặt mua hàng hóa & dịch vụ |
| Gồm các bước trước, trong và sau quá trình đặt mua hàng | Là quá trình đặt mua hàng |
| Chức vụ thường gặp trong môi trường sản xuất | Chức vụ thường gặp trong môi trường thương mại |
| Chú trọng vào giá trị của sản phẩm hơn giá cả | Chú trọng vào giá cả của sản phẩm hơn giá trị |
| Bộ kỹ năng liên quan đến tìm hiểu & đáp ứng nhu cầu | Bộ kỹ năng liên quan đến quản lý chi phí |
| Gồm các bước: Xác định nhu cầu, Tìm nhà cung cấp, Chốt hợp đồng | Gồm các bước: Đặt mua, Hạch toán, Tất toán |
| Tâm thế chủ động tìm hiểu & đáp ứng nhu cầu | Tâm thế thụ động khi đáp ứng nhu cầu nội bộ |
| Chú trọng việc tạo lập mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp | Chú trọng đến tính chính xác của mỗi giao dịch hơn là tạo lập mối quan hệ |
