Kho hàng (warehouse) là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp. Kho hàng hoạt động hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giữ chân khách hàng. Thời gian gần đây, cùng với sự bùng nổ của thương mại điện tử (TMĐT), xuất hiện thuật ngữ Trung tâm hoàn thiện đơn hàng (fulfilment center).
Cả 2 đều có chức năng lưu trữ hàng hóa & xử lý đơn. Tuy nhiên, quy mô, tốc độ xử lý & độ phức tạp khác nhau.
Kho hàng (warehouse) là gì?
Có thể hiểu nôm na, kho hàng là khu vực dùng để chứa hàng. Nhà sản xuất, nhà phân phối dùng phần không gian để lưu trữ hàng hóa, thường là số lượng lớn.
Các hoạt động chính tại kho hàng chủ yếu chỉ là: xuất-nhập kho
Trung tâm xử lý đơn (fulfilment center) là gì?
Có thể hiểu nôm na, trung tâm xử lý đơn là khu vực để xử lý đơn hàng. Nhà phân phối, nhà bán lẻ dùng phần không gian để lưu trữ hàng hóa, xử lý-hoàn thiện đơn hàng.
Các hoạt động tại trung tâm xử lý đơn thường đa dạng, tốc độ cao & phức tạp hơn như: phân loại, dán nhãn, cất hàng, tìm hàng, soạn, đóng combo, đóng gói, kết hợp đơn, bàn giao cho đơn vị vận chuyển (ĐVVC)…
Sự khác biệt giữa Warehouse và Fulfillment Center?
Về tổng quan, vai trò của một nhà kho là để lưu trữ sản phẩm còn vai trò của một trung tâm hoàn thiện đơn hàng là đáp ứng hiệu quả mong đợi của khách hàng. Chúng ta hãy xem chi tiết qua 3 phần sau:
Lưu trữ dài hạn so với lưu trữ ngắn hạn
Mặc dù vẫn có một bộ phận lưu kho tại các Fulfillment Center. Tuy nhiên mục tiêu chính của Fulfillment Center vẫn là xoay vòng hàng tồn kho một cách nhanh chóng. Lý tưởng nhất là hàng hóa không nên được dự trữ trong trung tâm hoàn thiện đơn hàng trong thời gian hơn một tháng. Nếu không thì các nhà bán lẻ có thể phải trả thêm chi phí kho bãi.
Các nhà bán lẻ sử dụng các trung tâm hoàn thiện đơn hàng thường sẽ chủ động gửi hàng nhiều hơn để đảm bảo luôn có đủ hàng trước khi giao hàng. Điều này được thực hiện khi các nhà bán lẻ lưu trữ hàng hóa trong một trung tâm hoàn thiện đơn hàng có vị trí nằm gần khách hàng của họ, do đó khi hoàn thành quá trình đặt hàng, những khách hàng này có thể nhận được ngay sau đó.
Hoạt động vận hành
Không giống như các kho tĩnh, Fulfillment Center quản lí dòng hàng hóa liên tục và bao gồm các hoạt động phức tạp hơn nhiều. Các công ty dịch vụ 3PL thường cung cấp một loạt các dịch vụ trong các trung tâm hoàn thiện đơn hàng của họ, bao gồm:
- Nhận hàng tồn kho
- Chọn sản phẩm
- Hoàn thiện sản phẩm
- Hộp đóng gói
- Ghi nhãn các lô hàng
- Giao các đơn đặt hàng
- Quản lý lợi nhuận
Đối với những gì đang diễn ra trong hoạt động của một kho hàng hành động chính xảy ra khi hàng tồn kho được thêm vào hoặc chuyển ra ngoài. Không có nhiều dịch vụ bổ sung được cung cấp.
Tần suất nhận hàng của các hãng vận chuyển
Một công ty 3PL có thể có những kết nối với nhiều hãng vận chuyển khác nhau. Vì một Fulfillment Center để thực hiện các đơn đặt hàng trực tiếp đến người tiêu dùng ngay sau khi chúng được đặt hàng, họ cần các hãng vận chuyển nhận hàng ít nhất là 1 lần mỗi ngày. Điều này đảm bảo đơn hàng sẽ đến tay người tiêu dùng đúng thời gian đã cam kết.
Tần suất của các hãng vận chuyển:
Tùy thuộc vào các dịch vụ chính xác mà công ty 3PL cung cấp, hãng vận chuyển có thể cần nhận đơn đặt hàng của khách hàng cho bất kỳ tùy chọn giao hàng đảm bảo nào trong ngày hoặc ngày hôm sau do khách hàng chọn vào những thời điểm nhất định mỗi ngày. Các hãng vận chuyển và dịch vụ khác sẽ thường xuyên có các chuyến nhận hàng theo lịch trình, cho cả các chuyến hàng trong nước và quốc tế. Các công ty cung cấp dịch vụ bán lẻ sẽ có thời gian giới hạn cho các đơn đặt hàng. Ví dụ: các đơn đặt hàng của khách hàng đặt vào buổi trưa theo giờ địa phương sẽ được xử lý tại trung tâm thực hiện và chuyển đi trong ngày.
Ngược lại, Kho hàng thường sẽ cần các đợt lấy hàng theo lịch trình, ít thường xuyên hơn, vì việc vận chuyển hàng hóa sẽ tiết kiệm chi phí hơn và có các hộp được bọc cùng nhau trên một pallet thay vì tạo ra các nhãn vận chuyển riêng lẻ . Các công ty vận tải cố gắng tập hợp hàng tồn kho từ các địa điểm nhận hàng khác nhau cho các lô hàng vận chuyển hàng hóa FTL và LTL , điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong thời gian nhận hàng / giao hàng, vì vậy người bán nên cho phép thời gian quay vòng từ chuẩn bị đến nhận hàng lâu hơn.
Khi nào bạn nên sử dụng Fulfillment Center?
Các nhà bán lẻ có quy mô nhỏ đến trung bình phải quyết định xem liệu có cần thiết phải thuê ngoài (outsource) một trung tâm của công ty 3PL hoàn thiện đơn hàng hay không. Sẽ có một thời điểm khi mà nhiều nhà bán lẻ dường như dành tất cả thời gian để đóng gói và chạy đến bưu điện để chuyển hàng. Đó là một dấu hiệu rõ ràng là đã đến lúc nhận được sự giúp đỡ với việc thực hiện đơn đặt hàng. Đối với nhiều công ty, vấn đề này không phải lúc nào cũng rõ ràng.
Một số chủ doanh nghiệp nhỏ tin rằng họ nên thuê bên ngoài thực hiện bởi. Vì họ cần một nơi để lưu trữ hàng hóa. Nếu công ty của bạn không có nhiều không gian, bạn vẫn có thể thuê thêm không gian để tiết kiệm chi phí, như tủ khóa hay các đơn vị lưu trữ. Bằng cách đó, bạn có thể giữ một số lượng hàng tồn kho trên thực tế và có truy xuất thêm khi cần thiết.
Tương tự, nếu bạn sử dụng các công ty dịch vụ 3PL để thực hiện đơn đặt hàng và bán một số lượng lớn các sản phẩm, bạn có thể lựa chọn chỉ gửi một vài mặt hàng nhất định cho 3PL, ví dụ như những sản phẩm bán chạy nhất. Sau đó công ty có thể lưu trữ và tự hoàn thành phần hàng hóa còn lại. Giải pháp này dễ quản lý cho những mặt hàng ít phổ biến hơn.
Kết term
Quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí là rất quan trọng. Nhất là đối với bất kỳ doanh nghiệp thương mại điện tử. Mặc dù Warehouse và Fulfillment Center đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, nhu cầu về không gian kho đơn giản để lưu trữ hàng tồn kho khác với nhu cầu về các Fulfillment Center của 3PL. Sự khác biệt phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng:
- Kho hàng có thể giúp lưu trữ số lượng lớn hàng tồn kho trong một thời gian dài
- Fulfillment Center giúp 3PL có thể nhanh chóng giao hàng cho khách hàng.
